Hotelový software

Software RECEPCE

Recepční software je základní nástroj pro řízení ubytovacího provozu a správu hotelových karet. Komunikační jádro recepčního software zajišťuje přímé propojení na ovládání čteček a řídících jednotek. Při příjezdu a ubytování hosta tak dojde okamžitě k aktivování hotelové karty, která mu byla přidělena. Všechna použití karty v rámci hotelu jsou on-line zpracovány v recepčním softwaru a evidovány na konkrétního hosta pro společné vyúčtování.

Program plně využívá možností, které nabízí a poskytuje operační systém Windows - grafické rozhraní, ovládání nejmodernějších periferií a zařízení, vazbu na internet, moderní SQL jazyk a podobně. Základním rysem programu je názorná grafická aktuální informace o obsazenosti hotelu – ubytování, rezervace a uvedení mimo provoz na jednotlivých pokojích (srubech, chatkách). Z této základní obrazovky je možno intuitivně vstupovat do formulářů poskytujících podrobné informace, provádět různá zpracování, změny stavu, vyúčtování a vyhodnocení.

Funkce modulu recepce

• Podrobná evidence rezervací jednotlivců i skupin, kalkulace celkové ceny pobytu, možnost stanovení individuálních cen, určení výše a hlídání termínu úhrady zálohy, názorné sledování požadavků hosta a průběžné zpracovanosti rezervace, rychlé sumární zjištění volné kapacity hotelu s možností uskutečnění sumární rezervace skupiny, potvrzení o rezervaci klasické na papír nebo elektronické zaslané e-mailem, snadný přechod rezervace na ubytování.
• Ubytování jednotlivců i skupin z předchozí rezervace nebo přímo bez předchozí rezervace, vedení účtu pokoje nebo jednotlivých hostů, vedení účtu skupiny, zatěžování účtu hosta poplatky za ubytování, hotelovou penzi a řadou jiných položek v závislosti na množství a  pestrosti poskytovaných služeb, automatické denní zatěžování nebo jednorázové dotížení účtu hosta a skupiny, pro jednotlivé hosty je možno stanovit individuální  cenové hladiny, vyúčtování jednotlivého hosta, celého pokoje nebo celé skupiny, jedna účtenka může být hrazena kombinací více druhů plateb včetně přímé úhrady valutami.
• Uvedení pokoje mimo provoz (malování, rekonstrukce, havárie…)
• Evidence objednávek hotelové penze ve zjednodušené variantě (jen snídaně) nebo ve  variantě plné penze (snídaně, přesnídávka, oběd, svačina, večeře, balíček). Na základě objednané penze vznikají požadavky na kuchyň a také jsou zatěžovány hotelové účty hostů a skupin.
• Vedení knihy hostů, hlášení pro policii a cizineckou policii, výpočet daně z přechodného rekreačního pobytu a daně za lužko/noc odváděné na obecní úřad.
• Zásobník vystavených dokladů (účtenek, potvrzení o záloze, nákup valut, odvod hotovosti, dotace hotovosti), v rámci aktuální neuzavřené směny možnost dodatečné úpravy adresy odběratele, způsobu platby, úplného storna účtenky, zpětný tisk účtenky. Převod starých dokladů do archivu.
• Tisk účtenek v různých variantách s možností reprezentativního grafického zpracování včetně loga hotelu, tisk dokladů v cizích jazycích.
• Pro položku ubytování můžete využít až 99 cenových hladin
• Přehledná jednoduchá definice období po dnech přímo v kalendáři. Tato podrobná definice období snad nemůže znát již žádnou překážku.
• Možnost nadefinovat progresi ceny v závislosti na délce pobytu.
• Možnost nadefinovat progresi ceny v závislosti na počtu ubytovaných osob.
• Plnohodnotně je řešena přistýlka a děti až ve třech věkových kategoriích.
• Variantu ceny za pokoj / lůžko je možno nastavit na každý jednotlivý pokoj odlišně.
• Skupině je možno přiřadit určitý druh ceníku nebo procentuální slevu
• Komplexní-trojí typ řešení slevy za ubytování: dle délky pobytu – pro skupinu –individuální sleva na danou rezervaci.
• Přehledný cenový plán pro dotížení účtu hosta umožňuje obraznou kontrolu nad procesem dotěžování + možnost stanovení naprosto individuálního cenového plánu pro každého hosta.
• S podrobnostmi pokoje a hostů je možno plnohodnotně pracovat již ve fázi rezervace. Veškeré údaje při ubytování plynule přeplují z rezervace na ubytování.
• Celkové zálohy z rezervace je možno snadno rozpouštět na jednotlivé pokoje a hosty v ten libovolný moment, kdy je poměr rozstřižení zálohy znám.
• Směnové, denní a měsíční uzávěrky.
• Evidence úklidu pokojů.
• Součástí programu je i směnárna, která je nedílnou součástí recepce nebo je provozována samostatně.
• Podrobná evidence uskutečněných telefonních hovorů, načítání dat z telefonní ústředny, výpočet ceny hovoru, automatické zatížení tel.hovoru na hotelový účet hosta
• Automatické kompletní rozúčtování dokladů, souhrnné podklady pro účetnictví, vykazování DPH.
• Další sestavy, vyhodnocení a statistiky.
• Ukládání historie o všech provedených důležitých úkonech (druh operace, datum, čas a kdo)
• Systém propracovaných kompetencí a hesel umožňuje jednotlivým uživatelům zakázat, povolit částečně nebo povolit bez omezení provádění jednotlivých úloh, operací a zpracování.
• Pro kempy je určena možnost ubytování na "volné ploše".
• Kompletně zpracována problematika bytového družstva

Modul ČASOVÁNÍ SLUŽEB

Základním rysem tohoto programu je názorná grafická aktuální informace o časové obsazenosti jednotlivých služeb. Nejmenší časový interval pro rezervaci je možno pro různé skupiny služeb variabilně nastavit řádově v minutách až hodinách. Každá skupina služeb bude mít svůj samostatný list. Podobně jako u modulu Recepce je možno ze základní obrazovky intuitivně vstupovat do formulářů poskytujících podrobné informace, provádět různá zpracování, změny stavu, vyúčtování a vyhodnocení.

Funkce modulu časování služeb

• Podrobná přehledná evidence rezervací jednotlivých služeb, možnost stanovení individuálních cen, vedení databáze stálých hostů, snadný přechod do stavu “Host právě hraje“.
• Operativně je možno využívat dva různé úhly pohledu – vodorovně čas a svisle seznam služeb nebo vodorovně čas a svisle dny. Plnohodnotně je možno pracovat v obou režimech, druhý režim nám rychle zodpoví otázku „ a které nejbližší dny je vlastně tato služba volná ? “.
• Uvedení služby mimo provoz (technické důvody, údržba…)
• Možnost zadávání a sledování rezervací z více samostatných pracovišť. Podmínkou je vybudovaná počítačová síť.
• Zásobník vystavených dokladů (účtenek, odvod hotovosti, dotace hotovosti), v rámci aktuální neuzavřené směny možnost dodatečné úpravy adresy odběratele, způsobu platby, úplného storna účtenky, zpětný tisk účtenky. Převod starých dokladů do archivu.
• Tisk účtenek v různých variantách s možností reprezentativního grafického zpracování včetně loga hotelu, tisk dokladů v cizích jazycích.
• Směnová uzávěrka.
• Automatické kompletní rozúčtování dokladů, souhrnné podklady pro účetnictví, výkaz DPH.
• Úzká vazba na modul Recepce, převod vyúčtovaných služeb na hotelový účet hosta. V budoucnu se plánuje i vazba na modul Restaurace.
• Ukládání historie o všech provedených důležitých úkonech (druh operace, datum, čas a kdo)
• Systém propracovaných kompetencí a hesel umožňuje jednotlivým uživatelům zakázat, povolit částečně nebo povolit bez omezení provádění jednotlivých úloh, operací a zpracování.

Pro kontrolu využívání služeb jsou jednotlivé vstupy vybaveny čtečkami karet, které ovládají možnost vstupu nebo použití konkrétní služby. Službou se rozumí jakékoliv využití placených nebo i neplacených služeb hotelu: sauna, bazén, wellness, bowling, sjezdovka. Služba může být nastavena jako časová nebo jednotková. Eviduje se příchod a odchod respektive každý vstup pro využití služby.

Vstupy na sportoviště

SW modul pro časování služeb a příslušné hardwarové vybavení může být použito také jako samostatný systém pro správu a kontrolu sportovních center. Typickým příkladem je využití pro Aquaparky, Squach centra, Sauny apod. Identifikační média pro použití v těchto provozech jsou k dispozici ve vodotěsném provedení pro snadné umístění na ruku takzvané „hodinky“. Pomocí těchto médií přistupují zákazníci k jednotlivým službám. Součástí dodávky mohou být také zámkové systémy pro šatní skříňky ovládané stejným médiem.

Modul RESTAURACE

Modul restaurace představuje nástroje pro řízení, sledování, kontrolu a vyhodnocení restauračního provozu. Je vhodný pro restaurace, vinárny, kavárny, bistra, bary, výčepy, bufety, kantýny a podobně.  Vzhled a ovládání modulu splňuje nejnáročnější požadavky na moderní software. Ovládání programu je uzpůsobeno pro dotykový monitor nebo pro klávesnici, případně obě varianty zároveň. Pokladna může být vybavena čtečkou hotelových karet. Hotelový host může svou útratu v baru nebo                                restauraci uhradit bezhotovostně, pomocí své ubytovací karty. Platby jsou zpracovány         v modulu RECEPCE a připsány na celkový hotelový účet hosta.

Funkce modulu restaurace

• Počítačové registrační pokladny, snadno zapojitelné do počítačové sítě. Snadná operativní aktualizace ceníku prodejních položek, sledování obsazenosti restaurace, zpracování a kontrola z libovolného počítače v počítačové síti. Pokladny mohou pracovat i samostatně (lokálně), informace o prodeji jsou do hlavního počítače přenášeny pomocí disket.
• Jednoduchá, názorná a obrazná obsluha počítačových pokladen, personál se velmi rychle zaučí. Provozovna je zobrazena na monitoru v podobě stolového plánu, může být nadefinováno více místností. Okno pro práci s účtem hosta obsahuje v  levé části položky účtu a v pravé části 10 x 5 tlačítek s nejčastěji používanými položkami. Na tlačítko je možno zadat rovněž podskupinu položek, např. "Teplá jídla" apod. formou nekonečného členění.
• Tisk účtenek v různých variantách s možností reprezentativního grafického zpracování včetně loga hotelu.
• Možnost více druhů ceníků, snadné operativní úpravy cen, happy hours, meníčka, dětská porce
• Vedení účtů hosta a závěrečné vyúčtování – forma restaurace s obsluhou, možnost vedení více účtů na jeden stůl, z jednoho účtu je možno vytvořit více účtenek, různé způsoby platby.
• Varianta programu pro jednorázové vyúčtování – forma bufetu.
• Zásobník vystavených účtenek, uloženy jsou veškeré podrobnosti, staré účtenky je možno převést do archivu.
• Tisk objednávkových bonů do kuchyně.
• Vyhodnocení směny číšníka, prodej přes pokladnu, případný doplatek na základě zjištění provedené fyzické inventury.
• Souhrnné i podrobné vyhodnocení tržby, výkaz DPH, veškeré výstupy (účetní i  statistické)
• Odpis zboží ze skladu provozního úseku.
• Převod na hotelový účet ubytovaného hosta.

Modul KUCHYNĚ

Modul kuchyně skýtá veškeré potřebné nástroje pro řízení a kontrolu výrobních úseků hotelu. Většinou je hotel nebo restaurace vybavena jedinou kuchyní, ale z hlediska programu jich může být i více.

Funkce modulu kuchyně

• Modul obsahuje více než tisíc receptur podle našeho nejznámějšího autora zmíněných norem Jaroslava Runštuka s uvedením výrobního postupu.
• Kompletní základní obecné receptáře teplých a studených pokrmů, možnost úprav a  jednoduché doplnění vlastních receptur.
• Výpočet spotřeby surovin pro dané počty jídel, možnost využití pro plánování i  následný skutečný odpis surovin ze skladu kuchyně.
• Kalkulační propočet cen jídel.
• Evidence objednávkových bonů z restauračního provozu, zásobník a archiv  objednávkových bonů.
• Sledování “provařenosti“ (závodní kuchyně),  porovnání normovaných limitů surovin a skutečné spotřeby surovin.
• Opakovaný jídelníček (lázně, nemocnice …).
• Spotřební koš

Modul SKLAD POTRAVIN

Jedná se o jednoduchý a účinný program pro evidenci skladových zásob na hlavním skladě a na všech provozních úsecích. Mezi jednotlivými sklady mohou probíhat převody, odpisy do spotřeby pak probíhají automatizovaně na základě podkladů obdržených z modulu Restaurace nebo Kuchyně.

Funkce modulu sklady potravin

• Podrobná evidence skladů surovin a zboží.
• Pohybové doklady - příjemky, převodky, výdejky.
• Aktuální a dřívější stavy skladů.
• Tři varianty způsobu práce se skladovou cenou – FIFO, průměrné ceny a pevné skladové ceny. Navíc u skladů prodejních úseků program pracuje i  s prodejní cenou.
• Množina sestav pro vyhodnocení příjmů, výdejů a stavů.
• Podrobné skladové karty surovin a zboží.
• Provázanost na modul restaurace, vazba na vyhodnocení směny číšníka.
• Provázanost na modul kuchyně, odpis surovin ze skladu kuchyně dle receptur.
• Úplné podklady pro účetnictví.

Modul SMĚNÁRNA

Slouží pro zajištění provozu hotelové směnárny. Modul Směnárna je součástí programu Recepce nebo může být provozována zcela samostatně.

Funkce modulu Směnárna

• Nákup a prodej valut
• Příjem valut od jiného směnárenského subjektu, výdej valut jinému směnárenskému subjektu (sběrné účetní doklady)
• Kurzovní lístek
• Valutová kniha
• Pokladní kniha
• Pokladní deník
• Kniha sběrných účetních dokladů
• Výkazy směn
• Rekapitulace měn dle kurzů za zadané období
• Rekapitulace měn dle druhů dokladů za zadané období
• Zůstatky měn a průměrný kurz
• Čtvrtletní výkaz Nákup a prodej cizí měny (DEV 26-04)
• Možnost automatického odesílání zůstatků směnárny na email v zadané doby
• Možnost použití smluvních kurzů
• Export vybraných sestav do formátu MS Excel
• Jednoduché a názorné ovládání